PRIMAVERA FORENSE

Regolamento mediazione civile

AVVIA SUBITO UNA MEDIAZIONE

Depositato il 7 giugno 2024 presso il Ministero della Giustizia.

REGOLAMENTO DELL’ORGANISMO DI MEDIAZIONE AI SENSI DEL D.LGS. 28/2010 RIFORMATO DAL D.LGS. 149/2022 (c.d. Riforma Cartabia)

INDICE

I. IL REGOLAMENTO

Ambito di applicazione del Regolamento e caratteristiche della procedura

II. ORGANI DELL’ORGANISMO

– Il Responsabile dell’Organismo
– Segreteria Generale
– I Mediatori

–  Compensi dei Mediatori
–  Designazione del Mediatore
–  Accettazione dell’incarico
–  Mediatore Ausiliario
–  Formazione iniziale e continua dei Mediatori
–  Accordi fra Organismi e competenze specifiche dei Mediatori

III. REGOLAMENTO DI PROCEDURA

– Competenza territoriale
– Durata del procedimento
– Riservatezza ed inutilizzabilità del segreto professionale

• Riservatezza
• Inutilizzabilità e segreto professionale
• Obblighi in capo ai soggetti presenti
• Possibilità di “segretare” gli accordi

– Indicazioni generali
– Accesso alla mediazione
– Gli incontri con il Mediatore
– Esito del procedimento: proposta, verbale, effetti
– Scheda di valutazione del Servizio

– Criteri di affidamento dell’incarico al Mediatore

IV. PROCEDURA PER LA SEGRETERIA

– Ricezione istanza ed iscrizione nel Registro degli Affari in Mediazione
– Gestione dei rinvii del primo incontro e di quelli successivi al primo
– Aspetti economici e fiscali

V. LA PRESENZA E LA PARTECIPAZIONE DELLE PARTI IN MEDIAZIONE

– Modus operandi dell’Organismo
– Assistenza legale delle parti in mediazione

VI. MODALITA’ DI GESTIONE DEL PRIMO INCONTRO

– Esito negativo della mediazione al primo incontro
– Prosecuzione della mediazione per avvio unilaterale del procedimento

VII. DISCIPLINA DELLA FORMULAZIONE DELLA PROPOSTA DEL MEDIATORE

VIII. MODALITA’ DI STESURA DEI VERBALI DEGLI INCONTRI DI MEDIAZIONE

IX. MEDIAZIONE IN MODALITA’ TELEMATICA

X. DISCIPLINARE DELLE CONSULENZE TECNICHE NEL PROCEDIMENTO DI MEDIAZIONE

XI. INDENNITA’, SPESE E TABELLA

– Indennità e spese per il primo incontro
– Determinazione del valore della lite e dell’accordo di conciliazione
– Determinazione delle spese di mediazione
– Disposizioni sul patrocinio a spese dello Stato nella mediazione civile e commerciale

XII. ENTRATA IN VIGORE DEL REGOLAMENTO

XIII. ACCETTAZIONE DEL REGOLAMENTO

Allegato I – Codice Etico

Allegato II – Scheda di valutazione 

 ___________

Articolo 1

Ambito di applicazione del Regolamento e caratteristiche della procedura

1. Il presente regolamento (di seguito denominato “Regolamento”) si applica ai procedimenti di mediazione gestiti dall’organismo di mediazione civile “Primavera Forense s.r.l.”, di seguito denominato semplicemente “Organismo”o “Primavera Forense”.
2. L’organismo di mediazione svolge, tramite un mediatore, attività di mediazione nelle materie di cui agli artt. 2, 5 comma 1, 5-bis, 5-quater e 5 – sexies del d. lgs. n. 28/2010, e non preclude le negoziazioni volontarie e paritetiche relative alle controversie civili e commerciali, né le procedure di reclamo previste dalle carte dei servizi. Oggetto dei procedimenti di mediazione, inoltre, possono essere tutte le controversie di natura civile rientranti nella sfera dei diritti disponibili, restando escluse quelle relative a diritti indisponibili oltre che rientranti nella materia fiscale, doganale e amministrativa, e restando escluse le controversie che abbiano ad oggetto la responsabilità dello Stato per atti od omissioni nell’esercizio di pubblici poteri, come definito dalla Direttiva 2008/52/CE del Parlamento europeo e del Consiglio.
3. La procedura si ispira ai principi di informalità, rapidità e riservatezza e prevede modalità di nomina del mediatore che ne garantiscono l’imparzialità, l’indipendenza e l’idoneità allo svolgimento dell’incarico nonché criteri inderogabili per l’assegnazione degli affari di mediazione predeterminati e rispettosi della specifica competenza professionale del mediatore designato, desunta anche dalla tipologia di laurea universitaria posseduta dal mediatore.
4. I mediatori sono professionisti specializzati in tecniche di composizione dei conflitti. Sono neutrali, indipendenti ed imparziali, privi di potere decisionale, con la funzione di aiutare le parti a trovare un accordo conciliativo per la composizione della lite, anche con la formulazione di una proposta di accordo. I mediatori intervengono nella procedura in conformità al presente Regolamento.

II. ORGANI DELL’ORGANISMO

Fanno parte dell’Organismo i seguenti organi:

– Responsabile dell’Organismo
– Segreteria Generale
– Mediatori o Collegio dei Mediatori

Il Responsabile dell’Organismo

Il Responsabile dell’Organismo è il titolare delle funzioni disciplinate dal D. Lgs. 28/2010 e dal D.M. n. 150/2023 e rappresenta l’Organismo di mediazione.

Il Responsabile dell’Organismo è tenuto all’osservanza del Regolamento e del Codice Etico ad esso allegato. Egli può svolgere in ogni caso e in totale autonomia attività di mediazione presso l’Organismo Primavera Forense s.r.l. garantendo alle parti terzietà, indipendenza e imparzialità, oppure in caso di espressa e manifesta richiesta da parte delle stesse.

Laddove il Responsabile dell’Organismo assuma il ruolo di Mediatore e ne venisse richiesta dalle parti la sostituzione per qualsivoglia motivo, l’Organo chiamato ad esprimersi in merito è l’Amministratore della società Primavera Forense s.r.l..

Segreteria

La Segreteria è responsabile della tenuta cartacea e/o informatica di tutti gli atti relativi ai procedimenti di mediazione, presiede e coordina tutte le attività della segreteria dell’Organismo e le relative risorse umane interne ed eventualmente esterne. La Segreteria coordina, monitora e verifica ogni attività amministrativa della sede centrale e di ogni sede secondaria, strettamente attinente i procedimenti di mediazione svolti, in ogni relativa fase, dal deposito dell’istanza all’attestazione di chiusura del procedimento, ivi inclusa ogni collaterale attività di natura contabile quale fatturazione, pagamenti, oltre che ogni adempimento relativo alle rilevazioni statistiche.

La Segreteria riscontra il deposito delle istanze, ne verifica la completezza e provvede ad iscriverle nel Registro degli Affari di Mediazione, di cui cura la tenuta, rilevando per ogni procedimento il numero progressivo di iscrizione a ruolo, il monitoraggio del rispetto dei tempi intermedi e della durata, i dati identificativi delle parti, l’oggetto della mediazione, il Mediatore designato e il relativo esito. La Segreteria rileva nel medesimo registro anche le formalità contabili e fiscali delle parti, al fine di garantire il monitoraggio nel rispetto delle indicazioni contenute nel D.M. 150/2023 e nella Circolare del 27.11.2013 – 09.12.2013, se ed in quanto ancora applicabile, in materia di parità nel trattamento economico delle parti nell’ambito del procedimento.

Fatti salvi i compiti riservati al Responsabile dell’Organismo, la Segreteria provvede:

–  ad assistere il Responsabile dell’Organismo nelle attività previste dall’art. 8 del D.Lgs. 28/2010;
–  a raccogliere le domande di mediazione, attraverso la modulistica predefinita;
–  a verificare la correttezza e la completezza documentale e dei dati;
–  a garantire il rispetto della normativa sulla privacy;
–  a verificare la disponibilità dell’altra parte a partecipare all’incontro di mediazione in forma scritta e non, con ogni diversa possibilità di contatto (quali ad esempio lettera raccomandata, pec, mail, fax, contatto telefonico, etc.);
–  a esigere le indennità previste;
–  a comunicare tempestivamente al Responsabile dell’Organismo tutte le informazioni necessarie allo svolgimento della procedura di mediazione;
–  a garantire, a norma dell’articolo 2961, primo comma, del codice civile, il rispetto dell’obbligo di conservare copia degli atti dei procedimenti trattati per almeno un triennio dalla data della loro conclusione;
–  a verificare che il Mediatore abbia agito nel rispetto della correttezza formale degli atti e dei verbali di mediazione (verifica della corretta notifica delle convocazioni, verifica della corretta identificazione delle parti, verifica della corretta verbalizzazione degli incontri di mediazione rispetto a quanto previsto dal Regolamento;
–  a liquidare i compensi da erogare ai Mediatori, secondo le modalità previste dal Regolamento;
–  ad effettuare le comunicazioni alle parti con ogni mezzo idoneo ad assicurarne la ricezione.

I Mediatori

Presso l’Organismo è istituito un Registro dei Mediatori, al quale sono iscritti coloro che abbiano dato la propria disponibilità a svolgere l’attività di Mediatore nelle forme e nei termini previsti dalle norme e dal Regolamento e le cui competenze e professionalità siano state valutate e verificate dal Responsabile dell’Organismo.

Potranno essere iscritti nel Registro dei Mediatori i Mediatori civili professionisti in regola con gli aggiornamenti obbligatori imposti dalle norme applicabili.

L’iscrizione dei Mediatori nelle liste dell’Organismo avviene con provvedimento formale del Responsabile del Registro, dopo la verifica della sussistenza dei requisiti richiesti dalla normativa vigente.
La competenza del Mediatore rispetto alle diverse aree del contenzioso civile dovrà essere dimostrata dai relativi curricula, dall’attestazione di partecipazione a specifici percorsi formativi e dalle specifiche esperienze professionali.

I Mediatori sono soggetti agli obblighi ed ai divieti di cui all’art. 14 del D.Lgs. 28/2010, e devono essere permanentemente in possesso dei requisiti previsti dall’art. 8 del D.M. 150/2023. Essi sono inoltre soggetti agli obblighi di cui all’art. 21 del medesimo D.M., in particolare per quanto riguarda i casi di incompatibilità e di conflitto di interesse.

Compensi dei Mediatori
I compensi del Mediatore sono liquidati e pagati secondo le seguenti modalità:

–  compensi al Mediatore unico: 30% delle competenze effettivamente incassate dall’Organismo per il servizio di mediazione, al netto di IVA e al lordo dei contributi previdenziali, liquidate mensilmente entro il 30 del mese successivo al mese di chiusura del procedimento;

–  compensi al collegio Mediatori: 30% da dividere al 50% fra i due Mediatori (medesime modalità di liquidazione). Nel caso in cui nel collegio Mediatori ci sia il Responsabile dell’Organismo, a quest’ultimo spetterà il 35% e all’altro Mediatore il 15% delle competenze per il servizio di mediazione.

I compensi saranno liquidati e pagati solo se:

•  sono state rispettate tutte le procedure previste dal presente Regolamento, dalla norma e dal Codice Etico;
  §  sono stati stilati correttamente i verbali degli incontri di mediazione;
  §  il procedimento di mediazione è concluso;
  §  entrambe le parti hanno versato interamente le competenze previste;
  §  il fascicolo del procedimento è completo (ivi compresi i questionari forniti alle parti per la valutazione del servizio di mediazione).

  La Segreteria provvede mensilmente alla liquidazione delle competenze dei Mediatori previa richiesta degli stessi a mezzo mail contenente il riferimento al numero di mediazione amministrata e conclusa nel mese di competenza.
  Il Mediatore, quindi, deve inviare la mail di cui sopra contenente il richiamo ai procedimenti conclusi ed il relativo numero di protocollo.

La Segreteria provvederà a liquidare e quindi a pagare al Mediatore solo i procedimenti di cui l’Organismo ha incassato interamente le competenze per il servizio di mediazione entro la fine del mese di competenza, seguendo quindi un principio di cassa.

In mancanza di ricezione della mail del Mediatore o in caso di pagamento non ancora ricevuto dall’Organismo, la liquidazione avverrà nel mese successivo secondo le medesime modalità.

Le competenze per il servizio di mediazione, che rappresentano la base imponibile per i calcoli relativi al compenso dei Mediatori, sono calcolate secondo le modalità previste dal D.M. 150/2023, come meglio esposto nel capitolo del Regolamento “INDENNITA’, SPESE E TABELLE”.

Il Mediatore è tenuto al rispetto formale e sostanziale del Regolamento; la Segreteria dovrà verificare la completezza dei fascicoli di mediazione di ogni documento di cui si compongono e autorizzare il pagamento solo a completamento di tale verifica.
In difetto, per lo specifico affare di mediazione, l’Organismo non potrà liquidare i compensi dovuti al Mediatore.

Designazione del Mediatore
Le parti hanno facoltà di chiedere concordemente la designazione di un Mediatore tra quelli presenti nel registro dell’Organismo. In difetto di tale concorde indicazione, il Mediatore sarà designato dal Responsabile dell’Organismo, tenendo conto della specifica competenza del singolo Mediatore e con criteri idonei ad assicurare la rotazione dei Mediatori presenti nel registro dell’Organismo.
Le parti hanno facoltà, entro tre giorni dalla comunicazione, di chiedere al Responsabile dell’Organismo la sostituzione del Mediatore o di un componente del Collegio Mediatori motivandone la ricusazione per le cause di cui all’art. 51 c.p.c..
In caso di sopravvenuta impossibilità di un Mediatore a svolgere il suo incarico, l’Organismo procederà senza indugio alla sua sostituzione, rispettando i criteri di competenza specifica e di rotazione degli incarichi.

Accettazione dell’incarico
Al momento dell’accettazione dell’incarico e prima dell’inizio del procedimento di mediazione per cui è stato designato, il Mediatore deve sottoscrivere, nel rispetto di quanto previsto dall’art. 22 lett. i) del D.M.150/2023 e dell’art. 14 D. Lgs. 28/2010, un’apposita dichiarazione di indipendenza ed imparzialità (secondo la formula allegata al Regolamento) o, alternativamente, dichiarare eventuali rapporti personali o professionali intercorrenti od intercorsi con le parti, affinché le stesse ne siano a conoscenza e possano, su proposta del Responsabile dell’Organismo, provvedere esplicitamente ad accettarne la nomina nell’ambito del procedimento di mediazione che le riguarda.
Il Mediatore non potrà accettare l’incarico qualora versi in una delle cause di incompatibilità previste dal Regolamento o dai codici deontologici degli ordini professionali di appartenenza del singolo Mediatore.
Accettato l’incarico, il Mediatore non può rinunciarvi se non per gravi motivi.
La sostituzione del Mediatore, che per qualunque motivo fosse impossibilitato a svolgere la sua funzione, deve avvenire a cura del Responsabile dell’Organismo nel tempo più breve possibile.

Mediatore ausiliario
Nelle controversie che richiedono specifiche competenze tecniche, il Responsabile dell’Organismo può nominare uno o più Mediatori ausiliari.
Il Mediatore ausiliario concorre nell’indennità di mediazione con il Mediatore nominato in modo che l’indennità di mediazione corrisposta dalle parti sia unica, senza ulteriore aggravio di oneri.

Formazione iniziale e continua dei Mediatori
L’Organismo è obbligato a consentire gratuitamente ai propri aspiranti Mediatori la formazione iniziale di cui all’art. 23 del D.M. 150/2023. L’aspirante Mediatore, in ogni caso, è tenuto alla riservatezza rispetto alle dichiarazioni rese e alle informazioni acquisite nel corso dell’intero procedimento di mediazione. In tale caso le parti verranno portate a conoscenza in merito alla presenza dei Mediatori-tirocinanti durante gli incontri di mediazione, facendo presente che gli stessi, in ogni caso, sono tenuti a sottoscrivere una dichiarazione di riservatezza rispetto all’intero procedimento di mediazione. I Mediatori inseriti nell’elenco dell’Organismo dovranno essere in possesso di una specifica formazione continua ai sensi dell’art. 24 del D.M. 150/2023, ed i Mediatori esperti dovranno essere in possesso della formazione di cui all’art. 25 dello stesso D.M.

Accordi fra organismi per garantire competenza territoriale e competenze specifiche dei Mediatori
Il Responsabile dell’Organismo potrà avvalersi anche delle strutture, del personale e dei Mediatori di altri organismi con i quali l’Organismo abbia raggiunto a tal fine un accordo, anche per singoli affari di mediazione.
Il Responsabile dell’Organismo potrà altresì utilizzare i risultati delle negoziazioni paritetiche basate su protocolli di intesa tra le associazioni riconosciute ai sensi dell’articolo 137 del Codice del Consumo e le imprese, o loro associazioni, e aventi per oggetto la medesima controversia.

III. REGOLAMENTO DI PROCEDURA

Competenza territoriale
Ai sensi dell’art. 4, comma 1 del D. Lgs. 28/2010, la competenza territoriale dell’Organismo per le controversie dedotte in mediazione è derogabile su accordo delle parti.

Durata del procedimento
Ai sensi dell’art. 6 del D. Lgs. 28/2010, il procedimento di mediazione ha una durata non superiore a tre mesi, prorogabile di ulteriori tre mesi dopo la sua instaurazione e prima della sua scadenza con accordo scritto delle parti. La suddetta durata decorre dalla data di deposito della domanda di mediazione o dalla scadenza del termine fissato dal giudice per il deposito della stessa e, anche nei casi in cui il giudice dispone il rinvio della causa ai sensi dell’articolo 5, comma 2, ovvero ai sensi dell’articolo 5-quater, comma 1 del D. Lgs. 28/2010, non è soggetto a sospensione feriale.

Per determinare il tempo della domanda di mediazione (anche per la risoluzione delle questioni relative alla competenza concorrente di più organismi di mediazione) si ha riguardo alla data (e ora) del deposito della stessa presso la Segreteria dell’Organismo.

Riservatezza e segreto professionale

Riservatezza
Ai sensi dell’art. 9 del D.Lgs. 28/2010, chiunque presta la propria opera o il proprio servizio nell’Organismo o comunque partecipa al procedimento di mediazione è tenuto all’obbligo di riservatezza rispetto alle dichiarazioni rese e alle informazioni acquisite durante il procedimento.

Rispetto alle dichiarazioni rese e alle informazioni acquisite nel corso delle sessioni separate e salvo consenso della parte dichiarante o dalla quale provengono le informazioni, il Mediatore è altresì tenuto alla riservatezza nei confronti delle altre parti. Non sono consentite comunicazioni riservate di una parte al Mediatore, fatta eccezione per quelle effettuate in occasione delle sessioni separate degli incontri di mediazione.

Inutilizzabilità e segreto professionale (art. 10 D.Lgs. 28/2010)
Le dichiarazioni rese o le informazioni acquisite nel corso del procedimento di mediazione non possono essere utilizzate nel giudizio avente il medesimo oggetto anche parziale, iniziato, riassunto o proseguito dopo l’insuccesso della mediazione, salvo consenso della parte dichiarante o dalla quale provengono le informazioni.

Sul contenuto delle stesse dichiarazioni e informazioni non è ammessa prova testimoniale e non può essere deferito giuramento decisorio.
Il Mediatore non può essere tenuto a deporre sul contenuto delle dichiarazioni rese e delle informazioni acquisite nel procedimento di mediazione, né davanti all’autorità giudiziaria né davanti ad altra autorità.

Al Mediatore si applicano le disposizioni dell’articolo 200 del codice di procedura penale e si estendono le garanzie previste per il difensore dalle disposizioni dell’articolo 103 del codice di procedura penale in quanto applicabili.

Obblighi in capo ai soggetti presenti
Tutte le persone presenti agli incontri innanzi al Mediatore si obbligano alla riservatezza per le dichiarazioni rese o le informazioni acquisite nel corso del procedimento di mediazione da parte di qualsiasi soggetto presente, sottoscrivendo il verbale dell’incontro.

Possibilità di “segretare” gli accordi
Le parti possono stabilire di raggiungere un accordo subordinandone la sottoscrizione al fatto che ogni presente si obblighi all’assoluta riservatezza dei relativi contenuti verso i terzi.

Indicazioni Generali
La procedura di mediazione presso l’Organismo si svolge secondo quanto prescritto dagli artt. 8 e 8-bis (nel caso di mediazione in modalità telematica) del D.Lgs 28/2010 e s.m.i., nonché dall’art. 22 del D.M. 150/2023.
In particolare:

46. a) le mediazioni si svolgono presso la sede legale e principale dell’Organismo sito in Roma, Via Santamaura 46. Possono essere tenute anche in altro luogo con il consenso di tutte le parti, del Mediatore e del Responsabile dell’Organismo; in caso di maggiori costi in capo al Mediatore o all’Organismo di Mediazione per l’amministrazione del procedimento in un luogo diverso dalla suddetta sede, l’Organismo potrà addebitare alle parti le spese vive documentate, previo consenso delle parti stesse;
    b) le parti possono manifestare la volontà di svolgere la mediazione in modalità telematica (v. capitolo sulla “Mediazione in Modalità telematica”) e, anche quando la mediazione non è svolta in modalità telematica, possono chiedere di svolgere uno o più incontri da remoto;
    c) il Mediatore o il Collegio dei Mediatori ha una disponibilità temporale per lo svolgimento del primo incontro non inferiore a due ore, estensibile nell’ambito della stessa giornata se strettamente indispensabile al raggiungimento di un accordo;
    d) nei casi di cui all’art. 5 comma 1 e 5-quater del D. Lgs. 28/2010, il Mediatore o il Collegio dei Mediatori tengono il primo incontro con la parte istante anche in mancanza di adesione della parte chiamata in mediazione;
    e) le parti, al momento della nomina dell’esperto, possono convenire che la relazione prevista dall’art. 8 comma 7 del D. Lgs. 28/2010 possa essere prodotta nell’eventuale successivo giudizio.

Accesso alla mediazione
Presso l’Organismo di Mediazione di Primavera Forense S.r.l. il procedimento di mediazione si svolge secondo quanto prescritto dagli artt. 8 e 8-bis (nel caso di mediazione in modalità telematica) del D. Lgs. 28/2010 e s.m.i., nonché dall’art. 22 del D.M. 150/2023 sopra citati.

In particolare:

–  le parti o i loro procuratori od assistenti di parte depositano la domanda di avvio del procedimento di mediazione attraverso l’apposito modello allegato al presente Regolamento e scaricabile dal sito internet dell’Organismo, compilato in ogni sua parte o direttamente attraverso il Portale dell’Organismo. La domanda potrà essere presentata anche in forma libera purché contenente tutti i dati richiesti;

–  verificate le regolarità formali della domanda di avvio del procedimento e verificato l’incasso delle spese di avvio, delle spese vive ex art. 28, comma 3 del D.M. 150/2023 e dell’indennità di primo incontro, la Segreteria provvede ad iscrivere a ruolo il procedimento attribuendo il numero di protocollo della registrazione nel “Registro degli Affari di Mediazione”. Il pagamento delle indennità di primo incontro è elemento essenziale per la formazione del fascicolo e per l’iscrizione della pratica nel Registro degli Affari di Mediazione e, pertanto, in mancanza di pagamento di dette spese, la Segreteria non è autorizza a procedere con dette attività;

–  in caso di più domande relative alla stessa controversia, la mediazione si svolge davanti all’Organismo presso il quale è stata presentata la prima domanda. Per determinare il tempo della domanda si ha riguardo alla data e ora del deposito della domanda. L’annullamento della pratica non dà diritto alla restituzione delle spese di avvio;

–  l’istanza deve indicare l’Organismo, le parti, l’oggetto e le ragioni della pretesa e il valore della stessa, nonché le generalità dell’eventuale soggetto / figura professionale che assiste la parte;

–  il deposito della domanda avviene presso la Segreteria dell’Organismo, tramite le seguenti modalità:

• raccomandata con ricevuta di ritorno (nel qual caso fa fede la data di ricezione della medesima)
• posta elettronica certificata
• posta elettronica ordinaria
• deposito diretto della domanda presso la sede di Roma in via Santamaura, 46
• tramite il Portale dell’Organismo;

–  le spese di avvio del procedimento (oltre le spese vive) e le indennità per il primo incontro di mediazione, a valere sull’indennità complessiva, sono dovute dalla parte istante al momento del deposito della domanda di mediazione e dalla parte chiamata in mediazione al momento della sua adesione al procedimento;

–  in caso di completezza dei dati, di riscontro del pagamento delle spese e dell’indennità di primo incontro, la Segreteria provvede all’immediata e contestuale iscrizione della domanda di mediazione del procedimento nel Registro degli Affari di Mediazione e ne dà informazione al Responsabile dell’Organismo;

–  contestualmente all’iscrizione del procedimento nel Registro degli Affari di Mediazione, il Responsabile dell’Organismo designa un Mediatore o un collegio Mediatori e fissa il primo incontro tra le parti, ai sensi dell’art. 8 del D. Lgs. 28/2010, non prima di venti e non oltre quaranta giorni dal deposito della domanda, salvo diversa concorde indicazione delle parti;

–  ai sensi dell’art. 22 lett. e) del D.M. 150/2023, il Responsabile dell’Organismo, salvo concorde indicazione del Mediatore proveniente dalle parti, e salvo che il medesimo Responsabile ritenga di dover disattendere tale concorde indicazione, nel designare un Mediatore o un collegio Mediatori terrà conto della specifica competenza di ciascun Mediatore e dell’esigenza di salvaguardare la rotazione tra i Mediatori iscritti all’Organismo;

–  il Mediatore o il Collegio dei Mediatori designato non può iniziare il procedimento prima di aver sottoscritto la dichiarazione di indipendenza ed imparzialità prevista dall’art. 14 comma 2 lett. a) del D.Lgs. 28/2010 ed è tenuto ad osservare quanto prescritto dall’art. 21 commi 3, 4 e 5 del D.M. 150/2023;

–  la Segreteria, con ogni mezzo idoneo che possa attestare l’avvenuta ricezione, trasmette alle parti, nel più breve tempo possibile, all’indirizzo indicato per le comunicazioni nei loro atti, la domanda di mediazione, la designazione del Mediatore, la sede e l’orario dell’incontro, le modalità di svolgimento della procedura, e la data del primo incontro e ogni altra informazione utile;

–  se la parte convenuta non dovesse essere presente al primo incontro, l’incontro avrà comunque luogo e il Mediatore, sentito il parere della parte / delle parti istanti, procederà alternativamente in uno dei seguenti modi:

• stesura del verbale di mancata partecipazione della controparte / delle controparti;
• avvio unilaterale del procedimento finalizzato alla formulazione di una o più proposte su iniziativa della parte o della proposta del Mediatore ai sensi dell’art. 11 del D. Lgs. 28/2010 e s.m.i. e conformemente alla Circolare Ministeriale del 04.04.2011;
• nell’ipotesi di avvio unilaterale, la parte istante deve versare le spese di mediazione;

– le parti unitamente alla domanda di mediazione o all’accettazione della stessa, possono allegare la documentazione che ritengono più opportuna e che è a disposizione di tutte le parti, specificando quella che, eventualmente, è prodotta con riserva di uso in favore del solo Mediatore;

–  le parti possono, in ogni caso, depositare una domanda congiunta e contestuale per l’attivazione della procedura di mediazione presso la Segreteria, chiedendo (solo congiuntamente) la nomina di un Mediatore di propria fiducia. In tal caso sono dovute le indennità di avvio e di primo incontro per ciascun centro di interesse;

–  tutti i termini previsti dal Regolamento debbono intendersi come ordinatori, ad eccezione di quello per la fissazione del primo incontro di mediazione, e non sono sospesi nel periodo “sospensione feriale”.

Gli incontri con il Mediatore

Le parti devono partecipare personalmente alla procedura di mediazione. In presenza di giustificati motivi, le parti possono delegare un rappresentante a conoscenza dei fatti e munito dei necessari poteri per la composizione della controversia. I soggetti diversi dalle persone fisiche partecipano alla procedura di mediazione avvalendosi di rappresentanti o delegati a conoscenza dei fatti e muniti dei poteri necessari per la composizione della controversia. Ove necessario, il Mediatore chiede alle parti di dichiarare (e documentare) i poteri di rappresentanza e ne dà atto a verbale.

In ogni caso, è necessario portare a conoscenza della Segreteria, con congruo anticipo, i nominativi di chi sarà presente all’incontro a qualsivoglia titolo, in caso siano diversi da quelli indicati nell’apposita sezione del modulo di domanda allegato al presente Regolamento.

Il Mediatore conduce personalmente l’incontro senza formalità di procedura, sentendo le parti congiuntamente e/o separatamente. Ove sia necessario ed utile, il Mediatore, d’intesa con le parti, può fissare eventuali altri incontri successivi, a breve intervallo di tempo.

Esito del procedimento: proposta, verbale, effetti (art. 11 D. Lgs. 28/2010).
1. Se è raggiunto un accordo di conciliazione, il Mediatore forma processo verbale al quale è allegato il testo dell’accordo medesimo. Quando l’accordo non è raggiunto, il Mediatore ne dà atto nel verbale e può formulare una proposta di conciliazione da allegare al verbale. In ogni caso, il Mediatore formula una proposta di conciliazione se le parti gliene fanno concorde richiesta in qualunque momento del procedimento. Prima della formulazione della proposta, il Mediatore informa le parti delle possibili conseguenze di cui all’articolo 13.
2. La proposta di conciliazione è comunicata alle parti per iscritto. Le parti fanno pervenire al Mediatore, per iscritto ed entro sette giorni dalla comunicazione o nel maggior termine indicato dal Mediatore, l’accettazione o il rifiuto della proposta. In mancanza di risposta nel termine, la proposta si ha per rifiutata. Salvo diverso accordo delle parti, la proposta non può contenere alcun riferimento alle dichiarazioni rese o alle informazioni acquisite nel corso del procedimento. La proposta potrà essere formulata dal Mediatore su richiesta anche di una sola parte o su propria iniziativa laddove dovesse ritenerlo utile al raggiungimento di un accordo.
3. Il verbale conclusivo della mediazione, contenente l’eventuale accordo, è sottoscritto dalle parti, dai loro avvocati e dagli altri partecipanti alla procedura nonché dal Mediatore, il quale certifica l’autografia della sottoscrizione delle parti o la loro impossibilità di sottoscrivere e, senza indugio, ne cura il deposito presso la Segreteria. Nel verbale il Mediatore dà atto della presenza di coloro che hanno partecipato agli incontri e delle parti che, pur regolarmente invitate, sono rimaste assenti.

4. Il verbale contenente l’eventuale accordo di conciliazione è redatto in formato digitale o, se in formato analogico, in tanti originali quante sono le parti che partecipano alla mediazione, oltre ad un originale per il deposito presso l’Organismo.
   5. Del verbale contenente l’eventuale accordo depositato presso la Segreteria è rilasciata copia alle parti che lo richiedono, se in regola con il pagamento integrale delle indennità dovuto all’Organismo da entrambe le parti. Il verbale contenente l’accordo raggiunto in mediazione ne indica il valore. È fatto obbligo all’Organismo di conservare copia degli atti dei procedimenti trattati per almeno un triennio dalla data della loro conclusione.

Scheda di valutazione del servizio

Al termine del procedimento di mediazione, a ogni parte del procedimento viene consegnata la scheda per la valutazione del servizio il cui modello è allegato al Regolamento.
Copia della scheda, l’indicazione delle generalità della parte, deve essere trasmessa per via telematica al Responsabile dell’Organismo, tramite posta elettronica o posta elettronica certificata (PEC), o consegnata a mano presso la Segreteria.

Criteri di affidamento dell’incarico al Mediatore

Il Mediatore è nominato dal Responsabile dell’Organismo secondo un criterio di compatibilità e specializzazione rispetto alla materia oggetto di mediazione, nel rispetto di quanto previsto dal presente Regolamento, dal Codice Etico, dal D.Lgs 28/2010 e s.m.i. e dal D.M. 150/2023.

Affinché possa essere incaricato a gestire procedimenti di mediazione, il Mediatore deve disporre dei seguenti requisiti:

–  essere in regola con i requisiti di permanenza negli elenchi Mediatori dell’Organismo; –  disporre di competenza / esperienza specifica nella materia oggetto di controversia;
–  disporre di valutazioni positive da parte del Responsabile dell’Organismo rispetto a:

• esiti delle schede di valutazione del servizio;
• percentuale di formulazione di proposte ex art.11 D.Lgs 28/2010 e s.m.i. accettate da tutte le parti;
• percentuale di conclusioni con accordo;
• verifica completezza fascicolo mediazione.

E’ facoltà del Responsabile dell’Organismo, al momento dell’incarico del Mediatore, stabilire il ruolo effettivo che lo stesso riveste nell’ambito del procedimento: ruolo di Mediatore / co-Mediatore (ruolo che prevede il riconoscimento del compenso al Mediatore come previsto dal Regolamento).

IV. PROCEDURA PER LA SEGRETERIA

Ricezione istanza e iscrizione nel Registro degli Affari di Mediazione

La ricezione della domanda di avvio del procedimento di mediazione avviene nel seguente modo:
1 – verifica della presenza di tutte le informazioni ed i dati necessari all’avvio del procedimento, quali a titolo esemplificativo e non esaustivo:

o identificazione delle parti corredata di codice fiscale e/o partita Iva
o indirizzi completi di tutti i soggetti a qualsivoglia titolo chiamati a partecipare al procedimento di mediazione o copia di visura camerale aggiornata se trattasi di impresa o società o soggetto equiparato

Si specifica che la responsabilità della correttezza dei dati e del contenuto dei fatti rappresentati nella domanda di avvio del procedimento di mediazione è esclusivamente del soggetto istante che li ha forniti in sede di compilazione dell’istanza o ha provveduto direttamente alla compilazione della stessa;

2 – iscrizione del procedimento di mediazione nel Registro degli Affari di Mediazione e invio alle parti dell’avviso di convocazione al primo incontro.
Se la domanda di avvio del procedimento contiene tutti i riferimenti utili, la Segreteria provvederà, secondo le seguenti modalità operative, alla convocazione delle parti e dei soggetti coinvolti nel procedimento di mediazione tramite:

• RaccomandataA/R
• Pec
• Notifica a mezzo di Ufficiale Giudiziario

Di ciascuno di tali contatti la Segreteria darà notizia al Mediatore prima del primo incontro a mezzo e-mail, affinché questi possa darne rilievo nelle premesse contenute nel verbale degli incontri di mediazione.
Le tempistiche con le quali la Segreteria porrà in atto le attività finalizzate a notiziare le parti dell’avvio del procedimento e favorirne la partecipazione attiva, sono le seguenti:

o entro 5 giorni di calendario dall’iscrizione del Registro degli Affari di Mediazione invio dell’avviso di convocazione a tutti i soggetti destinatari, con ogni modalità operativa prevista (raccomandata, mail, pec, messaggio telefonico, contatto telefonico, etc.)

o entro 7 giorni di calendario dal primo incontro previsto, invio a tutti i soggetti destinatari di una comunicazione di pro-memoria, anche finalizzata a verificare la partecipazione di esse e la conferma dell’incontro fissato – tale pro-memoria potrà essere effettuato anche non in modalità cartacea (quindi ad esempio contatto telefonico, messaggio sms, mail, pec);

E’ onere del Mediatore richiedere alla Segreteria dettaglio dei contatti avuti con le parti e con i destinatari dell’avviso di convocazione, almeno 5 giorni prima dell’incontro fissato.

La Segreteria deve rilevare con modalità informatiche la scheda delle attività di convocazione per ogni distinto procedimento di mediazione.

Destinatario dell’atto di convocazione è anche il Mediatore designato, che entro 5 giorni di calendario deve comunicare alla Segreteria se ritiene opportuno che la stessa richieda alla parte istante l’estensione del procedimento ad altri soggetti che, analizzato il contesto della controversia, potrebbero rappresentare leve fondamentali per il raggiungimento dell’accordo.

Per l’istanza di mediazione ricevuta l’ultimo giorno utile per essere iscritta nel Registro degli Affari di Mediazione e per l’invio della convocazione alla parte chiamata, sarà dovuto un ulteriore importo per la lavorazione della pratica in urgenza, come indicato nella tabella delle indennità.
In tal caso è onere della parte che deposita l’istanza fornire la pec della parte chiamata per l’invio immediato della convocazione. In caso contrario, l’Organismo non può essere ritenuto responsabile per convocazioni giunte tardivamente alla parte chiamata.

Gestione dei rinvii del primo incontro e di quelli successivi al primo

Laddove non fosse certa l’avvenuta notifica a tutte le parti del procedimento (eventualmente anche per effetto del decorso del termine previsto per la “compiuta giacenza”) o laddove una di esse richiedesse formalmente per iscritto il rinvio del primo incontro fissato, onde evitare che possa configurarsi l’oggettiva impossibilità allo svolgimento della mediazione, la Segreteria, previo pagamento delle spese di avvio, delle spese vive e delle indennità di primo incontro a carico solidale di tutte le parti richiedenti il rinvio, può provvedere al rinvio di tale incontro rifissandone la data in tempi brevi allo scopo di non sottrarre eccessivamente tempo utile all’esperimento del tentativo di conciliazione.

La richiesta di rinvio del primo incontro o degli incontri successivi come già fissati dalla segreteria o dal mediatore obbliga il richiedente al pagamento delle spese di gestione del rinvio indicate nella tabella delle indennità, salvo che detta richiesta sia documentalmente giustificata da motivi di salute.

Aspetti economici e fiscali

La parte istante, al momento della presentazione della domanda, deve indicare, tra l’altro, il valore della controversia, individuato secondo i criteri stabiliti dal codice di procedura civile. Per le liti di valore indeterminato, indeterminabile o se vi sia una notevole divergenza tra le parti sulla stima, l’Organismo decide il valore di riferimento con atto scritto secondo quanto previsto dall’art. 29 del D.M. 150/2023 e lo comunica alle parti stesse. In ogni caso, se all’esito del procedimento di mediazione il valore dovesse risultare diverso, l’importo dell’indennità è dovuto secondo il corrispondente scaglione di riferimento. E’ onere del Mediatore rilevare nei verbali degli incontri di mediazione il valore della controversia e/o l’importo complessivo dell’indennità che le parti si obbligano a corrispondere per l’espletamento del servizio di mediazione.

E’ onere della Segreteria monitorare gli incassi delle indennità (diritti di segreteria, oneri accessori, competenze per il servizio di mediazione civile, competenze a conguaglio) e, in caso di mancato pagamento integrale delle indennità e spese dovute all’Organismo da entrambe le parti, provvedere nel seguente modo:

–  non consegnare il verbale alle parti e/o sospendere il procedimento di mediazione nelle materie non soggette a condizione di procedibilità, sentito il parere del Responsabile dell’Organismo e in subordine quello del Mediatore incaricato;

–  non consegnare il verbale alle parti nelle materie soggette a condizione di procedibilità.

V. LA PRESENZA E LA PARTECIPAZIONE DELLE PARTI IN MEDIAZIONE

Modus Operandi dell’Organismo

L’Organismo, tramite il Mediatore, di concerto con la Segreteria, rileva le presenze al procedimento di mediazione nel seguente modo:

• identificazione della persona fisica presente tramite documento di identità e individuazione del ruolo assunto nel procedimento (parte persona fisica, legale rappresentante del soggetto parte, assistente della parte, “accompagnatore” della parte);
• rilevazione dei codici fiscali/partite Iva dei soggetti presenti;
• verifica che la presenza dei soggetti che non rivestono il ruolo di parte in senso tecnico e non svolgono un ruolo nell’ambito del procedimento, sia accettata dagli altri soggetti presenti, legittimati a sedere al tavolo di mediazione;
• verifica dei poteri e dei titoli atti a presenziare al procedimento di mediazione (verbali assembleari, procure, deleghe, visure camerali, etc.);
• individuazione di eventuali specifici “centri d’interesse” ai sensi dell’art. 34 comma 4 del D.M.150/2023 e ai fini del pagamento delle indennità per il servizio di mediazione e delle spese di avvio (e spese vive).

Tutti i presenti agli incontri di mediazione sottoscrivono i verbali di ciascun incontro e si obbligano alla riservatezza oltre a quanto già previsto dalla norma.

Si specifica che l’Organismo non è tenuto ad effettuare verifiche anagrafiche relative ai dati indicati dalle parti istanti nelle domande di avvio del procedimento, limitandosi a convocarle sulla base dei dati indicati da esse.

Assistenza legale delle parti in mediazione

Nelle controversie a mediazione obbligatoria (art. 5 comma 1 D. Lgs. 28/2010) e nei casi di mediazione demandata dal giudice (art. 5-quater D. Lgs. 28/2010) le parti devono partecipare al procedimento di mediazione con l’assistenza obbligatoria dell’avvocato.

VI. MODALITA’ DI GESTIONE DEL PRIMO INCONTRO

Il Mediatore dichiara aperta la procedura di mediazione e procede nel seguente modo:

• informa le parti presenti circa le caratteristiche del procedimento di mediazione;
• comunica il ruolo di assoluta imparzialità rispetto alle parti del procedimento;
• informa le parti presenti circa l’efficacia esecutiva e di iscrizione ipotecaria del verbale in caso di eventuale accordo, ex art. 12 del D. Lgs. 28/2010;
• informa le parti presenti circa la possibilità di continuare nel procedimento di mediazione anche senza la partecipazione della controparte potendo confidare in una tardiva partecipazione della stessa o potendo richiedere la formulazione della proposta del Mediatore;
• comunica la durata del procedimento ai sensi dell’art. 6 del D.Lgs. 28/2010;
• informa le parti presenti circa l’obbligo di riservatezza in capo al Mediatore e al personale di segreteria rispetto ad ogni informazione relativa al procedimento;
• rende noto il sistema di crediti d’imposta previsti per l’accesso al servizio di mediazione civile.

Successivamente il Mediatore espone alle parti la funzione e la modalità di svolgimento della mediazione, si adopera affinché le parti raggiungano un accordo di conciliazione, ricordando alle parti e ai rispettivi avvocati che essi hanno il dovere di cooperare in buona fede e lealmente al fine di realizzare un effettivo confronto sulle questioni controverse.

Esito negativo della mediazione al primo incontro

Ai sensi dell’art. 17, comma 3 del D. Lgs. 28/2010, quando la mediazione si conclude senza l’accordo al primo incontro, le parti non sono tenute a corrispondere all’Organismo importi ulteriori rispetto alle spese di avvio, alle spese vive ed alle indennità di primo incontro già corrisposte al momento del deposito della domanda di mediazione e della dichiarazione di adesione al procedimento. Quando l’esperimento del procedimento di mediazione è condizione di procedibilità della domanda giudiziale la condizione si considera avverata se il primo incontro davanti al Mediatore si conclude senza accordo.

In caso di mancata partecipazione al primo incontro di una o più controparti, previa dimostrazione dell’effettiva notifica (o per effetto della “compiuta giacenza”) ad esse dell’invito a tale incontro, le parti presenti potranno chiedere al Mediatore l’emissione di un verbale negativo per la mancata partecipazione delle controparti.

Prosecuzione della mediazione per avvio unilaterale del procedimento

Alternativamente, laddove le parti presenti volessero riservarsi un’ulteriore possibilità di esperire il procedimento di mediazione, potranno avviare unilateralmente il procedimento, anche allo scopo di richiedere la formulazione della proposta del Mediatore, alle condizioni economiche indicate nella allegata Tabella delle Indennità.

VII. DISCIPLINA DELLA FORMULAZIONE DELLA PROPOSTA DEL MEDIATORE

Il Mediatore può sempre formulare la proposta ai sensi dell’art.11 del D.Lgs. 28/2010 e s.m.i., anche in caso di assenza di una o più parti.

In caso di formulazione della proposta, il Mediatore deve rendere note le possibili conseguenze previste dall’art.13 del D. Lgs. 28/2010 e s.m.i. in capo ai soggetti che dovessero rifiutare o non accettare la proposta formulata ai sensi del citato art. 11.

Nel verbale dell’incontro di mediazione in cui si dà atto che verrà inviata alle parti la proposta secondo le formalità dell’art.11 del D. Lgs. 28/2010 e s.m.i., il Mediatore provvederà:

• a fissare il termine entro il quale il Mediatore, tramite la Segreteria, inoltrerà alle parti (e/o ai relativi assistenti di parte) la proposta scritta;
• a fissare il termine entro il quale le parti dovranno fornire all’Organismo, tramite la Segreteria, riscontro alla proposta del Mediatore (secondo l’art. 11 comma 2 del D.Lgs. 28/2010, entro 7 giorni di calendario, salvo maggior termine indicato dal Mediatore, ad esempio in casi particolari relativi al condominio e alle pubbliche amministrazioni).

Le parti che vorranno interloquire con la proposta del Mediatore o produrre documentazione utile ai fini della formulazione della proposta e/o della prosecuzione della mediazione, dovranno aderire formalmente al procedimento di mediazione, corrispondendo all’Organismo le relative spese di avvio, spese vive ed indennità e partecipando attivamente agli incontri di mediazione.

Le parti dovranno aver corrisposto all’Organismo le competenze dovute per il servizio di mediazione e le eventuali integrazioni prima dell’invio della proposta del Mediatore da parte della Segreteria.

VIII. MODALITA’ DI STESURA DEI VERBALI DEGLI INCONTRI DI MEDIAZIONE

Il verbale dei singoli incontri di mediazione deve disporre dei seguenti contenuti:

• identificazione delle parti: premesse;
• avvio del procedimento e pagamento delle indennità;
• esito dell’incontro di mediazione;
• clausola di riservatezza verso i terzi;
• composizione del verbale ed elencazione degli eventuali allegati.

Il verbale di mediazione potrà essere:

• di “mancata partecipazione della parte chiamata”;
• di “accordo” (con allegato il testo dell’accordo redatto a cura delle parti);
• di “rinvio dell’incontro”;
• di “mancato accordo”.

Per ogni incontro di mediazione, il Mediatore stilerà un verbale con riguardo alla massima riservatezza rispetto alle “dichiarazioni rese” e alle “informazioni acquisite” ex art. 9 del D. Lgs. 28/2010 e s.m.i..

IX. MEDIAZIONE IN MODALITA’ TELEMATICA (art. 8 – bis del D.Lgs. 28/2010)

Il Mediatore o la parte, al momento del deposito dell’istanza di mediazione, possono chiedere lo svolgimento della stessa in modalità telematica.

E’ sempre ammessa la mediazione in modalità mista, ovvero nel caso in cui una parte chieda di partecipare agli incontri in videoconferenza e l’altra, chiede al Responsabile dell’Organismo di partecipare fisicamente alla presenza del Mediatore, nella sede dell’Organismo o in altro luogo scelto dal Mediatore.

Le piattaforme utilizzate dall’Organismo sono Zoom, Google Meet e Microsoft Teams. La segreteria invierà alla mail/pec delle parti o dei loro avvocati le credenziali per accedere alla piattaforma utilizzata. Sarà onere degli avvocati comunicare le credenziali ai loro assistiti.

A conclusione dell’incontro di mediazione svolto in via telematica, il Mediatore forma un unico documento informatico, in formato nativo digitale, contenente il verbale e l’eventuale accordo e lo invia alle parti per la sottoscrizione mediante firma digitale o altro tipo di firma elettronica qualificata. Nei casi di cui all’art. 5 comma 1, e quando la mediazione è demandata dal giudice, il documento elettronico è inviato anche agli avvocati che lo sottoscrivono con le stesse modalità. Il documento informatico, così sottoscritto, è inviato al Mediatore che lo trasmette alle parti (che siano in regola con il pagamento delle indennità) e agli avvocati (ove nominati) e alla Segreteria.

In caso di svolgimento della procedura in modalità mista (una parte in presenza e l’altra collegata da remoto), la parte collegata da remoto potrà sottoscrivere il verbale in modalità analogica e l’avvocato che sottoscrive con firma digitale può dichiarare autografa la sottoscrizione del proprio cliente collegato da remoto ed apposta in calce al verbale ed all’accordo di conciliazione (decreto-legge 17 marzo 2020, n.18, convertito con modificazioni dalla L. 24 aprile 2020, n. 27, l’art. 83, comma 20-bis).

X. DISCIPLINARE DELLE CONSULENZE TECNICHE NEL PROCEDIMENTO DI MEDIAZIONE

Ai sensi dell’art. 8 comma 7 del D. Lgs. 28/2010 e s.m.i., il Mediatore può avvalersi di esperti iscritti negli albi dei consulenti presso i Tribunali. Al momento della nomina dell’esperto, le parti possono convenire la producibilità in giudizio della sua relazione, anche in deroga all’articolo 9 del D. Lgs. 28/2010. In tal caso, la relazione è valutata ai sensi dell’articolo 116, comma primo, del codice di procedura civile.

Il Mediatore quindi, secondo quanto riterrà opportuno ai fini del miglior svolgimento del procedimento di mediazione, potrà proporre alle parti la nomina di un Consulente Tecnico presente tra gli esperti iscritti negli albi dei consulenti presso i Tribunali (nomina che avverrà direttamente da parte del Mediatore) o, in alternativa, di un Consulente Tecnico presente nella lista dei consulenti di fiducia dell’Organismo.

Il verbale dell’incontro di mediazione in cui viene nominato il Consulente Tecnico dovrà riportare espressamente quanto segue:

• il nominativo del Consulente Tecnico individuato;
• il quesito formulato al Consulente;
• i tempi di espletamento dell’incarico e le modalità operative che dovranno essere in linea con le regole previste dal codice di procedura civile (art. 191 – ss) per garantire l’effettivo contraddittorio tra le parti del procedimento di mediazione;
• la data dell’incontro di mediazione successivo allo svolgimento delle attività peritali per poter procedere con la mediazione.

L’esecuzione dell’incarico da parte del Consulente Tecnico è comunque subordinato all’accettazione del preventivo del perito, esperto, consulente tecnico da parte delle parti oppure alla disponibilità di una parte di farsene interamente carico.

I compensi spettanti agli esperti sono liquidati al momento del conferimento dell’incarico e devono essere versati direttamente dalle parti / dalla parte che si fa carico degli oneri relativi.

La nomina di periti, esperti o consulenti tecnici può avere luogo anche in caso di mancata adesione al procedimento di una o più parti e di prosecuzione della mediazione da parte della parte o delle parti che, vista la possibilità di individuare soluzioni conciliative, intendano procedere al fine di richiedere la formulazione della proposta del Mediatore ai sensi dell’art.11 del D. Lgs. 28/2010 e s.m.i..

I professionisti presenti nell’ “Elenco periti, esperti, consulenti tecnici dell’Organismo” sono titolari delle idonee abilitazioni nell’ambito delle specifiche materie di competenza e potranno riservare alle parti in mediazione presso l’Organismo condizioni economiche calmierate e prefissate proporzionate al valore della controversia e/o al contenuto specifico della prestazione.

XI. INDENNITA’, SPESE E TABELLA (articoli da 28 a 34 del D.M. 150/2023)

Indennità e spese per il primo incontro (art. 28 D.M. 150/2023)

1. Per il primo incontro le parti sono tenute a versare all’Organismo di mediazione un importo a titolo di indennità, oltre alle spese vive.
   2. L’indennità comprende le spese di avvio del procedimento di mediazione e le spese di mediazione comprendenti il compenso del Mediatore previste dai successivi commi 4 e 5.
   3. Sono altresì dovute e versate le spese vive, diverse dalle spese di avvio, costituite dagli esborsi documentati effettuati dall’Organismo per la convocazione delle parti, per la sottoscrizione digitale dei verbali e degli accordi quando la parte è priva di propria firma digitale e per il rilascio delle copie dei documenti previsti dall’articolo 16, comma 3 del D.M. 150/2023.
   4. Sono dovuti e versati a titolo di spese di avvio i seguenti importi:

Euro 40,00 per le liti di valore sino a Euro 1.000,00;
Euro 75,00 per le liti di valore da Euro 1.000,01 sino a Euro 50.000,00;
Euro 110,00 per le liti di valore superiore a Euro 50.000,00 e indeterminato;
5.Sono dovuti a titolo di spese di mediazione per il primo incontro i seguenti importi:
Euro 60,00 per le liti di valore non superiore a Euro 1.000 e per le cause di valore indeterminabile basso;
Euro 120,00 per le liti di valore da Euro 1.000,01 sino a Euro 50.000,00, e per le cause di valore indeterminabile medio;
Euro 170,00 per le liti di valore superiore a Euro 50.000,00, e per le cause di valore indeterminabile alto.
6. Quando il primo incontro si conclude senza la conciliazione e il procedimento non prosegue con incontri successivi sono dovuti esclusivamente gli importi di cui ai precedenti commi 4 e 5.
7. Quando il primo incontro si conclude con la conciliazione sono altresì dovute le ulteriori spese di mediazione calcolate in conformità alla Tabella di seguito riportata.
8. Quando la mediazione è condizione di procedibilità della domanda ai sensi dell’articolo 5, comma 1, del D. Lgs. 28/2010, o quando è demandata dal giudice ai sensi dell’art. 5-quater del medesimo decreto legislativo, l’indennità di mediazione, determinata ai sensi dei precedenti commi 4 e 5, è ridotta di un quinto.

Determinazione del valore della lite e dell’accordo di conciliazione (art. 29 del D.M. 150/2023)

1. La domanda di mediazione contiene l’indicazione del suo valore in conformità ai criteri previsti dagli articoli da 10 a 15 del Codice di procedura civile. Quando tale indicazione non è possibile la domanda indica le ragioni che ne rendono indeterminabile il valore.2. L’atto di adesione che introduce un’ulteriore domanda ne indica il valore e si applica il precedente comma 1.
3. Quando la domanda o l’atto di adesione non contengono le indicazioni previste dal comma 1, o le parti non concordano sul suo valore, o sono stati applicati in modo errato i criteri previsti dal comma 1, o comunque il valore risulti indeterminato o indeterminabile, il valore della lite è determinato dall’Organismo con atto comunicato alle parti. 4. Il valore della lite può essere nuovamente determinato dal Responsabile dell’Organismo, su indicazione delle parti o su segnalazione del Mediatore, quando sopravvengono nuovi elementi di valutazione o nuovi fatti allegati dalle parti nel corso del procedimento.5. Il valore dell’accordo di conciliazione è determinato, quando necessario, sulla base dei criteri di cui ai commi da 1 a 4. Quando l’accordo definisce questioni ulteriori rispetto a quelle considerate per la determinazione del valore del procedimento ai sensi dei commi da 1 a 4, il responsabile dell’organismo ne determina il valore dandone comunicazione alle parti.

Determinazione delle spese di mediazione (art. 30 del D.M. 150/2023)

1. In caso di conciliazione in incontri successivi al primo, all’Organismo sono dovute, oltre le indennità e spese per il primo incontro di cui all’ 28 D.M. 150/2023, le ulteriori spese di mediazione calcolate secondo la Tabella sotto riportata.
   2. Quando il procedimento prosegue con incontri successivi al primo e si conclude senza conciliazione sono dovute all’Organismo le ulteriori spese di mediazione calcolate secondo la Tabella sotto riportata.
   3. L’Organismo adotta le spese di mediazione previste per gli organismi pubblici di cui all’Allegato A del D.M. 150/2023, così come meglio indicati nella tabella sotto riportata.
   4. L’applicazione delle integrazioni avviene ad insindacabile giudizio del Responsabile dell’Organismo.

Disposizioni sul patrocinio a spese dello Stato nella mediazione civile e commerciale

L‘Organismo applica le disposizioni di cui agli articoli dal 15-bis al 15-undecies del D. Lgs. 28/2010 e del D.M. 1 agosto 2023 del Ministero della Giustizia a cui si rinvia. In particolare, è assicurato, alle condizioni stabilite dalla legge, il patrocinio a spese dello Stato alla parte non abbiente per l’assistenza dell’avvocato nel procedimento di mediazione nei casi di cui all’articolo 5, comma 1, se è raggiunto l’accordo di conciliazione (art. 15-bis comma 1).

Per ottenere tale beneficio, la parte richiedente deve allegare la documentazione prescritta dalla legge all’istanza di mediazione (se è parte istante) o alla comunicazione di adesione al procedimento (se è parte convenuta) almeno 10 giorni prima del primo incontro fissato, rispettando tutti i tempi tecnici previsti dal presente Regolamento e/o indicati nell’atto di convocazione. Delle condizioni per l’accesso gratuito al servizio di mediazione, non può esserne data notizia al Mediatore durante gli incontri di mediazione né alla Segreteria oltre il termine indicato.

TABELLA DELLE INDENNITA’ E SPESE PER IL 1° INCONTRO

• Rinvio del primo incontro o degli incontri successivi al primo come fissati dalla segreteria o dal mediatore col contraddittorio delle parti: 25,00 € + iva
• Urgenza di lavorazione per istanza depositata l’ultimo giorno: 50,00 € + iva

TABELLA DELLE SPESE DI MEDIAZIONE

MATERIE OBBLIGATORIE

1)  Si considerano importi minimi quelli dovuti come massimi per il valore della lite ricompreso nello scaglione immediatamente precedente a quello effettivamente applicabile; l’importo minimo relativo al primo scaglione è liberamente determinato.

2)  Le indennità debbano essere corrisposte per intero, da ciascuna parte che ha partecipato alla procedura, prima del rilascio del verbale di accordo di cui all’art.11 del D. Lgs. n.28/2010 e la loro integrale corresponsione è condizione per il rilascio del verbale positivo o negativo. In ogni caso, nelle ipotesi di cui all’art. 5, comma 1 del D. Lgs. 28/2010, l’Organismo e il Mediatore non possono rifiutarsi di svolgere la mediazione.

3)  Le spese di mediazione comprendono anche l’onorario del Mediatore per l’intero procedimento di mediazione, indipendentemente dal numero di incontri svolti. Esse rimangono fisse anche nel caso di mutamento del Mediatore nel corso del procedimento ovvero di nomina del collegio Mediatori, di nomina di uno o più Mediatori ausiliari, ovvero di nomina di un diverso Mediatore per la formulazione della proposta ai sensi dell’art.11 del D. Lgs. 28/2010.

4)  Tutte le spese di mediazione sono dovute in solido da ciascuna parte che ha aderito al procedimento.

5)  Ai fini della corresponsione delle indennità, quando più soggetti rappresentano un unico centro d’interessi si considerano come unica parte.

6)  Gli importi minimi delle indennità per ciascun scaglione di riferimento, come determinati a norma della Tabella sopra riportata, sono inderogabili.

XII. ENTRATA IN VIGORE DEL REGOLAMENTO

Il Regolamento ed i suoi allegati entreranno in vigore a far data dal recepimento dello stesso da parte del Ministero della Giustizia.

XIII. ACCETTAZIONE DEL REGOLAMENTO

Le parti e/o i relativi assistenti di parte in nome e per conto di esse, partecipando al procedimento e presenziando al primo incontro fissato innanzi al Mediatore, accettano il Regolamento in ogni sua parte e contenuto.

Sono parte integrante e sostanziale del presente Regolamento i seguenti allegati:

Allegato I – Codice Etico

Allegato II – Scheda di valutazione 

Allegato I – CODICE ETICO PER I MEDIATORI

1. Introduzione

Lo scopo del presente Codice Etico è quello di fornire ai conciliatori accreditati presso l’ORGANISMO DI MEDIAZIONE “Primavera Forense” i principi fondamentali, che assicurino la corretta gestione delle procedure secondo gli imprescindibili valori etici e deontologici sui quali l’Organismo fonda la propria opera.

La procedura di mediazione è basata sul principio di volontarietà delle parti. Il conciliatore dovrà, nella sua qualità di Terzo Neutrale, aiutare le parti ad individuare la soluzione del conflitto facilitandone la comunicazione, promuovendo il reciproco intendimento, assistendole nell’identificazione dei possibili comuni interessi sottostanti.

La mediazione è, per intrinseca natura, una procedura informale ed estremamente flessibile: i mediatori accreditati presso ” Primavera Forense” operano in modo creativo per far sì che la procedura sia il più possibile rispondente alle esigenze ed agli interessi delle parti.

Il presente Codice Etico si intende applicabile nel rispetto della legge in generale.

Primavera Forense raccomanda ai propri mediazione di informare per iscritto il Responsabile dell’Organismo, qualora durante la procedura insorgano questioni di carattere etico-deontologico, contrastanti con i principi adottati nel presente documento.

2. Raccomandazioni Preliminari

Il Mediatore deve, anzitutto, assicurarsi che le parti siano correttamente informate sul suo ruolo e sulla natura del procedimento; deve altresì sincerarsi che ciascuna Parte partecipi alla procedura in modo libero e volontario, in stato di piena capacità. In caso contrario, lo stesso dovrà sospendere immediatamente la procedura.

Il Mediatore gestisce la procedura in conformità ai principi di volontarietà, riservatezza e speditezza.

Qualora la domanda per accedere alla procedura sia formulata su invito del giudice, il Mediatore dovrà preliminarmente assicurarsi, con estrema discrezione e cautela, che le Parti vogliano procedere al tentativo medesimo, avendone compreso il significato e le finalità.

Prima che la procedura abbia inizio, il Mediatore dovrà prendere visione dei documenti forniti dalle parti per potersi adeguatamente preparare sull’oggetto della controversia.

3. Riservatezza e confidenzialità

Il Mediatore è tenuto alla massima riservatezza e tratterà confidenzialmente tutte le informazioni ricevute dalle parti e dai professionisti che eventualmente le assistono.

Non dovranno pertanto essere oggetto di divulgazione:

– il fatto che la procedura stia per avere luogo, abbia luogo o abbia avuto luogo;

– l’identità delle parti;

– l’oggetto della procedura;

– tutte le informazioni rese oralmente o fornite per iscritto dalle parti o dai loro consulenti, nonché tutte le relative informazioni connesse alla procedura stessa, inclusi l’accordo, i suoi termini e condizioni.

Il Mediatore sarà dispensato dal dovere di riservatezza se:

– le parti concordano per iscritto la divulgazione;

– la divulgazione è imposta dalla Legge;

– viene a conoscenza di circostanze che, se tenute riservate, comportino grave danno per l’incolumità fisica, la salute e la sicurezza di una delle parti o di terzi ritiene di dover conferire con il Responsabile dell’Organismo per chiarire questioni di carattere etico e/o deontologico. Le comunicazioni dovranno, comunque, essere strettamente confidenziali.

4. Imparzialità

Il Mediatore dovrà essere imparziale nei confronti delle parti, agendo per tutta la durata della procedura con lealtà, astenendosi dal compiere atti discriminatori e dall’esercitare influenza a favore di una di esse.

Pertanto, qualsiasi questione che emerga prima o durante la procedura, che determini un coinvolgimento del conciliatore a titolo personale e/o faccia insorgere un conflitto di interessi, sia esso apparente, potenziale od attuale e di qualsivoglia natura (economica, personale, collaterale ecc.), dovrà essere resa nota per iscritto alle parti e al Responsabile dell’Organismo.

In tal caso la procedura non potrà iniziare né proseguire, salvo che tutte le parti concordino, sempre per iscritto, sul fatto che il Mediatore possa continuare a gestirla.

5. Rispetto del principio di volontarietà dell’Accordo e di autodeterminazione delle parti

Il Mediatore dovrà sempre rispettare la volontà delle parti nella ricerca della soluzione della controversia astenendosi, nel corso della procedura, dall’influenzarle. Qualsiasi parte può ritirarsi in ogni momento dalla procedura.

Tale principio è fondamentale ed imprescindibile salvo che risulti evidente un tentativo delle parti di violare la Legge. In tal caso, la procedura dovrà essere immediatamente interrotta ed il Mediatore sarà tenuto ad informare immediatamente il Responsabile dell’Organismo.

6. Revoca/Recesso del Mediatore

Il Mediatore sarà revocato dal Responsabile dell’Organismo qualora:

– una o più Parti lo richiedano, specificandone le ragioni;

– tutte le Parti ne facciano congiunta richiesta;

– non rispetti il presente codice etico;

– la procedura venga strumentalizzata per concludere accordi illegali;

– sopravvenga la sua incapacità fisica o mentale;

– insorgano motivi di incompatibilità e/o conflitti di interessi con una o più parti.

Il Mediatore potrà, a sua discrezione, recedere dall’incarico sospendendo la procedura qualora accerti che:

– una o più Parti stiano strumentalizzando la procedura;

– una delle Parti agisca in modo ostruzionistico o illecito;

– la procedura di Conciliazione non porti a nessun accordo tra le Parti.

Allegato II – SCHEDA VALUTAZIONE DELLA PROCEDURA di MEDIAZIONE

PROCEDURA DI MEDIAZIONE N._____________ 

MEDIATORE:_____________________________________________________

PARTE COMPILANTE: ________________________________ Istante     Chiamata 

Si richiede alle parti di esprimere il proprio grado di soddisfazione secondo la seguente scala:

1: Non soddisfacente  2: Poco soddisfacente 3: Soddisfacente  4: Molto soddisfacente

1. a) Come giudica la celerità nell’espletamento della procedura?

  1     2      3       4

1. b) Come giudica il suo grado di coinvolgimento per la durata della mediazione?

  1     2      3       4

1. c) Come giudica professionalità e riservatezza del Mediatore?

  1     2      3       4

1. d) Come giudica l’accoglienza e la disponibilità del personale di segreteria?

  1     2      3      4

1. e) Come giudica reperibilità e chiarezza della modulistica?

  1     2      3       4

1. f) Come giudica gli spazi e i luoghi di accoglienza?

  1     2      3       4

NOTE E SUGGERIMENTI:

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*Autorizzo Primavera Forense al trattamento dei dati personali in base al D.lg. 196/2003 e successive modifiche e/o integrazioni, nonché a pubblicare il sopra riportato commento sul sito dell’Organismo.

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